2016年5月4日 星期三

每天忙忙忙,不知從哪開始? 大昌證券廖維凌


((每天忙到好像無頭蒼蠅,不知從哪開始?/圖片取自優活健康網))
每間公司都有幾個「業務績效」比別人差的同事,他們通常有一些共通點:工作態度不佳、處理效率緩慢,以及最嚴重的──來來回回、反反覆覆,卻不知道事情該從哪裡做起。他們沒辦法遵循「從最急迫的事開始處理」的原則。面對堆積成山的報告,往往不知道該從哪一份下手比較好。因此,他們沒有一件事做到好,內心愈來愈慌張。

先把「大事」分成「小事」
這時候,我們需要「系統思維」。系統思維是經營學用語之一,指先掌握事情的整體結構,再從中找尋解決方法。人們遇到極為複雜或難以解決的事情,通常會不知道該從何下手。這種時候,我們應該盡可能把事情分解成數個最小單位,再從中找尋最容易解決的部分下手。
舉例來說,如果公司要你籌備「公司創立記念運動大會」的相關事宜,你一定會很迷茫,要辦在哪?要辦什麼活動?供餐怎麼解決?紀念品要發什麼?雨天備案又該如何?
這種時候,如果將事情劃分成小單位,就不需要太慌張。首先找好公關公司、決定場地、確認預算、購買紀念品,把事情分為好幾個小單位後,再往下細分,一步步處理,不僅可以提高辦事效率,也能增加事情處理的細膩度。
從簡單的事情開始
大家要謹記一項原則:從最簡單的事情著手。學生時期,老師也會告訴我們:「從會的題目開始下手!」換句話說,跳過困難的問題,從自己確定會寫且可以得分的題目開始。如果一開始就在困難的問題上打轉,最後可能會因為時間不夠,連自己會的題目都沒辦法回答。
這番提醒,不只在學校,連在職場上都非常受用。如果光煩惱著:「要從這個開始做嗎?還是從那個開始比較好?喔不!好像還是從這個開始解決比較好……」只會讓時間一點一滴地流逝。先解決簡單、自己可以完成的業務,再慢慢解決困難的問題,反而是最有效率的做法。
如果你還不知道要從哪件事情開始,先將事情分類,試著解決最簡單的部分開始。不管事情有多困難,一步一步慢慢來,事情終究會解決。
(優活健康網編輯部/綜合整理)
(本文摘自/不想成為滄桑前輩,你一定要懂的36件事/商周出版)
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